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    文档管理在知识管理中的地位

    发布人:admin | 发布时间:2011-03-23  

        知识管理项目开展过程中,经常会引发知识管理与文档管理相关关系的争论。企业档案管理人员经常会担心知识管理项目的开展会影响他们部门的业务运行,担心被知识管理所取代。其实知识管理的广泛流行并不意味着将取代企业文档管理,应该说文档管理(包括传统的档案管理)是知识管理广义范畴的重要组成部分,并且在知识管理中所扮演的角色和所发挥的作用仍然是至关重要的,不能仅仅看到文档管理对象的知识特征。AMT源天专家认为,文档管理在知识管理中的重要性,主要体现为以下三个方面:

    显性知识的管理是知识管理最为基础的一项内容

    文档管理的企业各类重要显性知识文档,是企业知识管理最为基础的一项内容。美国Delphi咨询集团的一项调查表明,在组织所获取的知识中,大约46%是以文本和电子文档的形式存在的。企业文档作为企业活动的记录,凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训,是企业知识的“沉淀容器”。又如IBM Lotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说:“文档是知识的容器,是已经物化的显性知识,其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识,正是知识管理的一个主要目标。”

    显性化管理知识是知识管理的重要手段和途径

    隐性知识是企业核心竞争力的源泉。但是由于隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中,相对于显性知识来说,实现共享的难度较大。促进隐性知识显性化是隐性知识管理的主要策略,促使隐性知识转化为显性知识一直是知识管理的一项重要任务。企业文档管理,控制着组织内部所有文档的生成、办理、日常保管和利用,是隐性知识向显性知识转换的重要渠道,此外,企业的质量标准文件、操作说明书、业务指南和员工手册等都是企业文档管理的重点内容,这些也都是隐性知识显现化的成果。因此,文档管理对组织能否实现知识管理至关重要。

    文档管理的严谨特性是对知识管理共享特性的有力补充

    知识管理的核心在于知识信息汇集、共享与应用,是鼓励全员参与的管理活动,因而难以用严格的制度约束去保障所有汇聚的知识信息的高价值、严格时效特性等。严格的制度控制与行为规范约束本身并不利于知识共享行为的产生,不利于激发员工的知识创新应用,不符合知识管理创新目标要求。而文档管理,尤其是企业档案管理,已经形成一套严格的管理体系,作为企业运营管理中的一项业务流程来运转。文档管理人员投入相当的精力确保了文档的及時分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,并有严格的安全控制策略与权限管理措施,确保企业核心资料的安全。企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程、内容、结果,是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时,它们甚至能起到至关重要的凭证作用。正是由于这一特性,企业档案还可以成为保护企业知识产权的有力武器。

    知识管理正是以有效的文档管理为基础,在企业重点领域显性知识规范和结构化存储条件下,拓展知识管理在知识流转共享应用环节、隐性知识管理、知识文化培育等方面的创新应用,企业知识资产的管理才能更有保障,企业知识的运作与流动才能更高效。