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    实施学习管理系统(LMS)需要考虑的几个方面(上)

    发布人:admin | 发布时间:2011-03-28  

    近期终于有时间来仔细回顾在实施学习管理系统项目中所学习到的经验了。整理出来和大家分享。希望大家提出宝贵意见。

    实施学习管理系统,考虑好以下几个方面将有助于你这个项目的成功。这些需要考虑的方面是:变革管理,团队组建,IT服务合作,功能/角色设置,系统设置,测试,培训,和后续流程管理。

    这篇文章着重阐述变革管理,团队组建,IT服务合作,功能/角色设置。下篇文章将讨论系统设置,测试,培训,和后续流程管理。

    变革管

    许多人认为,有了高层的支持,这个项目便有了成功一半的把握。有了高层的支持固然很好,可以在许多关键的环节打通关系。例如,可以对学习管理系统进行有力的广泛宣传,可以强制性的让员工学一些课程,特别是必修课;可以保证选课率,等等。可这只是成功的一小半。长期用“从上往下”的方式推广,不但会损伤员工的学习积极性,让学习变成包袱,还会导致eLearning项目的失败,成为企业在人才培养投资上的损失。

    有效的使用变革管理的技巧,是这个项目成功的另外一半保障。在实施项目初期,变革管理能“从下往上”的起到广泛宣传作用,让员工,讲师,业务经理,培训经理等相关人士了解学习管理系统的功能。同时在心理上,资源上,和时间上能够积极准备使用这套学习管理系统。这就好比做市场营销,如果无人了解这套系统的功能,没有使用的环境,便不能有效的发挥学习管理系统的作用,那么这套系统便失去了价值,失去了在公司存在的生命力。同时,变革管理也为后续推广学习管理系统打下了坚实的基础。即使是公司一小部分人员体会到了学习管理系统的优点,那么不久,公司的其他人也会开始使用学习管理系统。毕竟,“众口铄金”的力量的无穷的。

    实施变革管理的方法有很多。其中最著名的有六大提问法。回答好了这六大问题,变革管理的实施便很有保障了。这六大问题是:

    1. 将要发生什么变化?
    2. 为什么会发生这种变化?
    3. 有利之处是什么?
    4. 这次变化对我有什么影响?
    5. 什么时候发生变化?
    6. 我该怎样应对这种变化?

    下面仔细来看看这六大问题对学习管理平台实施的帮助的例子:

    将要发生什么变化?回答可以阐述公司将要使用一套学习管理平台,从业务支持和培训需求来回答这个问题。比如,学习管理平台的使用使得学习和发展变得更加灵活,方便。可以在减少培训的成本的同时,增加培训机会,加强培训的追踪和管理。平台支持多种语言(可以使用在多个国家和地区)。除内部员工外,供应商和客户也可以通过这套平台获得培训帮助,从而促进公司的业务发展。

    为什么会发生这种变化?回答可以指出发生变化的原因。比如,公司已经意识要培养人才是提升公司竞争力的必要手段。学习培训系统能够帮助我们快速的传达培训课程。使用学习管理系统能减少管理课件和课程学习追踪的费用和难度。

    有利之处是什么回答可以包括使用学习管理系统的优点等。比如,在平台上选课比面授选课更加方便,有效。有24小时在线服务和网络学习社区等。讲师和培训经理的对培训的管理更加方便。可以引进国际上的领先课程,比如SkillSoft的课程,或者在业务范围内的优秀供应商的课件等。

    这次变化对我有什么影响回答着重体现对学员,经理,讲师,和培训经理具体的影响。例如传统的纸笔记录将被移植到平台上。网上管理花名册。部分面授课程被该为网上授课。员工可以远程选课,可以多次复习课件等等。

    什么时候发生变化回答项目团队的组成和大概什么时候公司人员可以使用这套系统。

    我该怎样应对这种变化回答可以阐述从哪里关注信息,怎样获得培训,怎样获得帮助信息。如何联系在业务部门推广这套平台的负责人等等。

    回答好了这六条提问,关于实施学习管理系统的许多疑问便被覆盖了。同时还可以向公司各个层面传达准确的信息。

    团队组建

    实施学习管理系统是一件难度很高的项目,需要花费很多精力和时间。由于学习管理系统通常具有如下功能:

    人员管理――管理学员,经理,讲师,管理员。部门分类,工作分类等。

    课程管理――设置课程追踪,预设,和注册等

    内容管理――管理课程分类、更新

    课件管理――制作课件,更新课件,兼容第三方课件

    评估管理――获取报告和评估

    第三方系统――和其他学习工具,比如wiki, blog的兼容

    和其他人力资源的系统兼容

    安全性――设置何种工作的人选何种课件

    电子商务--支持选课费用

    整个项目需要多方面人员的合作,实施团队可以包括培训部门(或人力资源部门),信息技术部门,各个业务部门的推广者,平台提供商,和项目经理。

    培训部门或者人力资源部门是该项目的主要负责部门。从最初的需求分析,到平台选择,到制定平台使用条例,该部门就发挥着关键的作用。当项目结束后,该部门还要担任起培训,后续管理和服务的角色。所以从一开始该部门要很好的熟悉学习管理平台,根据公司需求来设置平台,从而发挥学习管理平台的最大优势。

    信息技术部门,又叫IT部门,为实施学习管理平台提供技术支持。

    各个业务部门的推广者是各个业务部门的代表。他们对培训和学习的需求或清楚或模糊,但他们非常熟悉业务部门的运作。由这些代表来担任学习管理系统对各个业务部门的推广能更好的把握需求和服务的关系,起到抛砖引玉的作用。

    平台提供商毫无疑问是平台使用功能的专家。可是平台供应商更多的担任技术专家的角色,而未必能够了解学习管理系统在公司实际使用的状况和如何满足公司需求。很多情况下平台供应商提供的培训课程和培训手册都要在公司内部经过二次开发才能被公司有效的使用。

    如果有条件的话,请一位项目经理可以保障项目有效的进行。项目经理负责制定项目的范围,目标,管理和协调团队,确定每个步骤按时到位。在有困难出现时,项目经理可以有效的协调,解决问题,确保项目按时顺利的完成。


    IT服务合作

    很多人认为技术支持仅仅是平台供应商的事,而忽略了公司内部信息技术部门的作用。事实上在实施学习管理系统中,信息技术部门发挥着以下重要的作用:

    • 信息技术部门对公司内部的计算机和网络硬件的配置和设置更加清楚,可以高效的确保系统安装和使用的顺利。
    • 信息技术部门负责学习管理系统的设置,维护和升级。
    • 很多企业还有其他的服务系统,比如人力资源的服务系统。信息技术部门要确保学习管理系统和公司的人力资源服务系统有效关联。
    • 很多时候,平台供应商提供的系统不能够完全符合公司要求。这时信息技术部门要担任调试和设置工作,使得平台更加符合公司和培训要求。

    在后续的平台管理和使用当中,当出现技术问题时,信息技术部门仍然需要和培训部,和供应商合作以便更好的解决问题。
     


    功能
    /角色设置

    在选购学习管理系统初期,功能和角色应该被考虑到。功能和角色的设置应该是对于角色功能很具体的描述。下面是一个例子:

    • 学员:注册选课;学习网络课程;管理课程日期;当座位满时,可以排在等待的名单中;汇报外训课程等。
    • 经理:查看员工学习进度;批准选课请求等
    • 讲师:查看课程日期;管理花名册;汇报学员成绩;
    • 管理员:添加课程,修改课程,上传电子课程;管理讲师日程安排等等

    除了常用的学员,经理,讲师,和管理员这些角色外。还可以根据学习管理系统的复杂性和公司特点决定某些高级功能,或者影响力比较广泛的功能是“下放”,还是“回收”。如果“下放”的话,应该怎样管理?如果“回收”的话,培训部门的工作负担有多重?比如,一级管理员可以修改课堂设置,但不能修改课程设置。可以有修改的权利,但不具有删除的权利。二级管理员可以多拥有一些权限,比如添加/删除课程,上传电子课件等等。

    在设置功能和角色时,要把企业的特点和学习管理系统的功能复杂性相结合来考虑。由于功能和角色设置会关系到后续流程管理是否顺利,所以在实施当中便应该给予充分的考虑。