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    第八步:评估建议书并初审供应商(成功选择学习管理系统的十个步骤)

    发布人:admin | 发布时间:2011-04-27  
      

    你已发布了LMS的投标要求,现在正在等待供应商的回应。怎样利用这点时间来促进标书评估呢?

    请参考以下步骤进行下一步:

    1.组建评审小组创建评审程序

    如果你已经有了一个合适的LMS选择小组,组建一个评审小组是容易的。但是,必须考虑到,该选择小组是否有权做出最后的裁决。如果你的企业像其它大多数一样,需要得到更高层的批准。通常,项目主办人及其它股东会最终批准或否决评审小组的初审选择。保证你自己在决策进程中条理清晰,现在就建立好组织的沟通渠道。

    2.安排评审小组集会讨论评审程序及进间安排

    评审小组需要为标书的评估创建一个条理清晰的程序及进程表。你应该安排一段时间设想与预算标书评论及得分程序。标书平均至少是50页最多的可达200页。计划每个标书大约讨论两个小时。

    在会议上,评审小组应该为每个准则建立起评审标准。因为在评审过程中,评审标准并不会公平地运用,你需要判断出如何强调标准来谴责优先权。例如:如果该供应商的能力符合你的功能性及非功能性要求,你可能希望应用一个高的标准。

    以下是一些典型标准:

    􀁺 功能性/非功能性要求

    􀁺 实施经验

    􀁺 价格

    􀁺 供应商重要信息(例如:公司稳定性)

    􀁺 客户定制及专业化服务

    􀁺 技术配合

     

    一旦确定了类型和重要性,小组成员之一就应该建立一份电子数据表。包括标准,等级级别,重要性。当评审员回顾每个标书时就可以用到这份电子数据表。这份电子数据表还能帮助你把定性评论转化为得分,这样就可以和其它供应商相比较。

    3.给评审行政官提供你的时间表及初审程序概述

    评审小组确定了时间表及程序后,应该通知评审行政官。这也是评审行政官评论

    及修正评审标准法码的一个机会。评审行政官也需要了解他们会在评审过程中花费多少时间。

    4.给评审小组分发标书和电子数据得分表

    建立评审标准及流程后,供应商应该提交标书了。分发标书及电子得分表给选择小组。提供同样的一份在线电子得分表以供自动打分。同样,如果价格不是三个最重要标准之一,在分发标书之前删掉价格信息。这样就能确保评审的确实是供应商的解决方案而非价格。紧记,通常价格是可以商议的。

    5.评审小组检阅标书

    现在,评审小组在允许的时间基础上检阅标书。

    6.评审小组集会共享评审结果并确定候选供应商名单

    或许,共享评审结果并确定候选人名单最有效的方法是,上小组成员在集会前提交他们的得分表。项目管理人应该汇集这些得分表,以此来确定供应商等级,留意任何主要领域评审员间的不同意见。集会时间就可以用来进一步讨论标书,解决矛盾,确定候选供应商。

    7.提供推荐表给评审行政官供批准或否决

    现在,评审小组已确定了候选供应商,项目管理人应提交小组推荐表给评审行政官批准。准备和评审行政官一起处理供应商得分情况。用书面形式总结得分资料会比较有用。

    8.通知候选供应商进行下一步

    候选供应商一旦确定或修改,应马上通供应商他们未通过初审或已通过,如已通过应告知下一步骤。(我的建议:进行最后一次演示)

    9.下一步:进行最后一次演示

    最后,你或许会问:“我们是需要复选呢还是现在就可决定了?”如果只有一个供应商符合你的要求,那就没有必要进行这一步了。但是,碰巧你还有不止一个供应商在考虑之列,进行最后一次供应商演示可提供给你如下机会:

    􀁺 提问一些标书上未反应的问题(会有这种情况)

    􀁺 让供应商在演示会上做个案研究(提一个实际的你们设想需要解决的LMS问题)

    􀁺 进一步测试你们与供应商之间的关系

    􀁺 对供应商做最后一次比较